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Tipo de Documento: Dissertação
Título: Política de gestão de documentos na Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo do Instituto Federal de Sergipe : documento-metodológico de adoção universal nos fundos documentais custodiados
Autor(es): Silva, Manuela do Nascimento
Data do documento: 26-Jul-2021
Orientador: Bari, Valéria Aparecida
Resumo: A aplicação da Gestão da Informação e do Conhecimento nas organizações atuais é um recurso basilar, com ela é possível identificar as fontes de informação, serviços e produtos semânticos da informação, assim como os fluxos informacionais. Este trabalho discorre sobre a intervenção especializada na gestão de acervos documentais pertencentes aos fundos do Instituto Federal de Sergipe, por meio da Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo. A medida gestora visou implementar a gestão documental, baseada na metodologia de gestão por processos, para gerenciamento a menor custo e mais eficaz, o controle, padronização, avaliação e sistematização dos documentos para posterior eliminação e/ou recolhimento dos documentos. Com a pesquisa de abordagem qualitativa de cunho descritivo, que teve como procedimentos técnicos a pesquisa bibliográfica, que engloba a área da Arquivologia, mais precisamente a gestão documental, e a Administração, com gestão por processo, com posterior planejamento e aplicação de plano de ação e desenvolvimento de produto gestor. A pesquisadora, alinhada à pesquisa-ação, refletiu sobre os processos de gestão documental da instituição. De forma coletiva e colaborativa com a equipe da Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo, buscou-se padronizar os conjuntos de atividades realizadas, de forma interligada e relacionada, no decorrer da gestão documental. Nesse sentido, desenvolveu-se à Política de Gestão de Documentos do Instituto Federal de Sergipe, instrumento responsável por instituir a normatização e padronização dos processos de trabalhos imprescindíveis para a organização e recuperação dos documentos arquivísticos, atendendo a legislação que a regula. Além do Programa de Gestão Documental do Instituto Federal de Sergipe, que viabiliza o acesso à informação em fontes fidedignas e seguras de acordo com a necessidade individual ou da instituição, transformando-a em novos conhecimentos organizacionais. Utilizando os fundamentos na gestão por processo, constituiu-se os procedimentos gerais da gestão documental, compostos pelo seu sistema de governança, modelo e cadeia de valor, mapeamento e modelagem dos processos, junto com os instrumentos e ferramentas utilizadas para a aplicabilidade da gestão e instruções de trabalho. Conclui que a metodologia da gestão por processo deve ser o subsídio para a implementação da gestão documental no Instituto Federal de Sergipe, em uma perspectiva sistêmica, de forma a rastrear os fluxos de documento, em prol da racionalização e economicidade, apoio à toma de decisão, além da transparência e acesso à informação.
Abstract: The application of Information and Knowledge Management in current organizations is a basic resource, with which it is possible to identify the sources of information, services and semantic information products, as well as information flows. This paper discusses the specialized intervention in the management of documentary collections belonging to the funds of the Federal Institute of Sergipe, through the General Coordination of Protocol and Archive. The management measure aimed to implement document management, based on the process management methodology, for lower cost and more effective management, control, standardization, evaluation and systematization of documents for later disposal and / or collection of documents. With the research of a qualitative approach of a descriptive nature, which had bibliographic research as technical procedures, which encompasses the area of Archivology, more precisely the document management, and the Administration, with process management, with subsequent planning and application of an action plan and product development manager. The researcher, aligned with action research, reflected on the institution's document management processes. In a collective and collaborative way with the team of the General Coordination of Protocol and Archive, we sought to standardize the sets of activities carried out, in an interconnected and related way, during the document management. In this sense, the Document Management Policy of the Federal Institute of Sergipe was developed, an instrument responsible for instituting the standardization and standardization of the work processes that are essential for the organization and recovery of archival documents, in compliance with the legislation that regulates it. In addition to the Document Management Program of the Federal Institute of Sergipe, which enables access to information from reliable and secure sources according to the individual or institution's need, transforming it into new organizational knowledge. Using the fundamentals of management by process, the general procedures of document management were constituted, composed of its governance system, model and value chain, mapping and modeling of processes, together with the instruments and tools used for the applicability of management and work instructions. It concludes that the process management methodology should be the subsidy for the implementation of document management at the Federal Institute of Sergipe, in a systemic perspective, in order to track document flows, in favor of rationalization and economy, support to decision making, in addition to transparency and access to information.
Palavras-chave: Gestão documental
Institutos federais
Arquivologia
Arquivo
Acervo documental
Document management
Archive
Federal institutes
Documentary collection
Archival science
área CNPQ: CIENCIAS SOCIAIS APLICADAS::CIENCIA DA INFORMACAO
Idioma: por
Sigla da Instituição: Universidade Federal de Sergipe
Programa de Pós-graduação: Pós-Graduação em Ciência da Informação
Citação: SILVA, Manuela do Nascimento. Política de gestão de documentos na Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo do Instituto Federal de Sergipe : documento-metodológico de adoção universal nos fundos documentais custodiados. 2021. 148 f. Dissertação (Mestrado Profissional em Gestão da Informação e do Conhecimento) - Universidade Federal de Sergipe, São Cristóvão, SE, 2021.
URI: https://ri.ufs.br/jspui/handle/riufs/14590
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